Eine Bilanz wird grundsätzlich auf einen definierten 'Zeitpunkt' erstellt (vgl. die Gewinn- und Verlustrechnung wird für einen definierten 'Zeitraum' erstellt). Der Zeitpunkt für die Erstellung der Bilanz heißt Bilanz-Stichtag. Die Bilanz hat alle zu diesem Zeitpunkt bekannten relevanten Daten zu berücksichtigen.

Bilanzen werden in der Regel immerhin zu dem Ende jedes Geschäftsjahres erstellt, beispielsweise auf den 31.12. eines Jahres. Öffentlich notierte, d.h. an der Börse gehandelte Unternehmen, werden vermehrt auch zur Veröffentlichung von Zwischenbilanzen auf das Ende jedes Quartals bewegt.

Neben der ordentlichen Bilanz gibt es auch außerordentliche Bilanzen, die zu verschiedenen Zeitpunkten gesetzlich vorgeschrieben oder als Entscheidungsgrundlage sinnvoll sind: Hierzu zählen insbesondere die Gründungsbilanz und die Liquidationsbilanz sowie beispielsweise eine Fusionsbilanz.

Des weiteren unterscheidet die Betriebswirtschaftslehre üblicherweise die Handelsbilanz und die Steuerbilanz. Aus den Begriffen geht bereits hervor, dass es Unterschiede zwischen der Beurteilung des Firmenvermögens geben kann. Die Handelsbilanz soll dabei die tatsächlichen, für die Interessensgruppen relevanten Verhältnisse des Unternehmens darstellen. Auf Basis des Steuerrechts muss jedoch ebenfalls eine für die Besteuerung des Unternehmens geeignete Bilanz erstellt werden.

Es wird bei der Ermittlung zwischen Saldenbilanzen unterschieden:

1. Saldenbilanz I
2. Umbuchungen
3. Saldenbilanz II

• Schlussbilanz
• G+V

Die Bilanz wird in zwei Bereiche aufgeteilt dargestellt:

• Die Seite der Aktiva zeigt die Mittelverwendung
• Die Seite der Passiva führt die Herkunft der Mittel auf.

Die Aktiva werden üblicherweise auf der linken Seite der Bilanz aufgezeigt, die Passiva auf der rechten Seite. Auf beiden Seite muss sich dieselbe Summe aller Positionen ergeben, die Bilanzsumme

Die Aktiva stellen dar, welche Ansprüche das Unternehmen mit den ihr zu Verfügung stehenden wirtschaftlichen Mitteln erworben hat. Diese Ansprüche können Geldmittel (z.B. Kasse, Bankkonten), Produktionsmittel (z.B. Immobilien, Maschinen), Rohstoffe, Vorprodukte und ähnliche materielle Güter sein. Daneben sind eine Reihe von immateriellen Gütern aufzuführen - diese sind nicht stets direkt finanziell messbar (siehe unten, 'Aktuelle Problemstellungen bei der Bilanzierung'), es gibt jedoch häufig gute Anhaltspunkte für eine Schätzung.

Die Passiva zeigen auf, wie die Mittel finanziert sind, mit denen das Unternehmen wirtschaftet. Dabei wird insbesondere zwischen Fremdkapital und Eigenkapital unterschieden. Das Eigenkapital umfasst die Mittel, über die das Unternehmen unbeschränkt verfügen kann, d.h. insbesondere das eingebrachte Stamm- und Grundkapital sowie aus dem Unternehmen selbst erwirtschaftete Reserven und nicht ausgeschüttete Gewinne der Vorjahre. Das Fremdkapital umfasst Mittel, die von Dritten zeitlich befristet zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise Hypotheken, Anleihen, Darlehen und Lieferantenkredite.

Im Steuerrecht wird der Unternehmenserfolg durch Betriebsvermögensvergleich ermittelt (§4 EStG). In der Bilanz entspricht das Eigenkapital dem Betriebsvermögen. Steuern sind auf die Differenz zwischen dem Eigenkapital in der Bilanz am Ende des Geschäftsjahres in dem Vergleich zu dem Anfang des Geschäftsjahres zu entrichten. Privateinlagen des Unternehmers tragen jedoch nicht zu dem Erfolg bei, ebenso wie Privatentnahmen den Erfolg nicht mindern.

Der Erfolg ist also

• Eigenkapital am Ende eines Geschäftsjahres
• abzüglich Eigenkapital am Anfang eines Geschäftsjahres
• abzüglich Privateinlagen in dem Laufe des Geschäftsjahres
• vermehrt um Privatentnahmen.

Grundlage bei der Erstellung einer Bilanz ist die ordnungsgemäße Buchhaltung (Details siehe dort). Die Bilanz soll ein gerechtes, zutreffendes und nachvollziehbares Bild des Unternehmens zu dem Stichtag zeichnen. Dies wird als Prinzip der Bilanzwahrheit und Prinzip der Bilanzklarheit genannt. Zusätzlich gilt das Vorsichtsprinzip, unexakt bezifferbare Bestände sollten eher pessimistisch eingeschätzt und mögliche Risiken gegebenenfalls berücksichtigt werden. Geregelt sind diese Normen in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB).

Wer eine Bilanz aufzustellen hat ist in dem Handelsgesetzbuch geregelt. Dort ist auch der gesetzlich vorgeschriebene Aufbau zu finden.

In die Bilanz müssen alle Fakten einbezogen werden, die zu dem Zeitpunkt der Bilanz bekannt und für den Zeitraum zwischen zwei Bilanz-Stichtagen relevant sind. Daher genügt es nicht, einen zu dem jeweiligen Stichtag vorliegenden Kontostand in die Bilanz aufzunehmen. Zusätzlich müssen in dem Zeitraum vor dem Bilanzstichtag bezogene, aber noch nicht bezahlte Leistungen bewertet werden. Es muss ebenfalls festgestellt werden, welche Zahlungen bereits geleistet wurden für eine Leistung, die erst in dem folgenden Jahr bezogen wird - beispielsweise eine Vorauszahlungen für Rohstofflieferungen.

Eine Schwierigkeit bei der Erstellung von Bilanzen ist daher, dass zu einem Zeitpunkt selten alle zu berücksichtigenden Fakten bereits bezifferbar sind. So ist zu dem Beispiel bekannt, dass ein Unternehmen für den Monat Dezember eine Telefonrechnung erhalten wird. Da auch die Nutzung dieser Leistung bereits in dem Dezember erfolgte, muss die berechtigte Forderung des Anbieters in die Bilanz einfließen. Die entsprechende Rechnung liegt jedoch möglicherweise erst Ende Januar des Folgejahres vor. Somit ist es praktisch unmöglich, eine Bilanz sowohl präzise als auch zeitnahe zu erstellen. Entsprechend vergehen bei großen Unternehmen zumeist zwei bis vier Monate bis zur Bekanntgabe der ordentlichen Bilanz. Andererseits wird gerade bei börsennotierten Unternehmen eine zeitnahe Bilanz erwartet, so dass - und diese Tendenz verschärft sich in den letzten Jahren zunehmend - häufig zu Lasten der Genauigkeit eine möglichst schnelle Bilanz erstellt wird, in der viele Werte ca. geschätzt werden konnten.

Des weiteren fordert die umfassende Darstellung des finanziellen Bildes eine tatsächliche Bestandsaufnahme zu dem Zeitpunkt der Bilanzerstellung. Für vorhandene Waren erfolgt dies zumeist in Form einer Inventur, in der mögliche Differenzen zwischen den erfassten Lagerveränderungen und den tatsächlich vorhandenen Beständen festgehalten werden können.

Schließlich erfolgt die Bewertung der Anlagegüter eines Unternehmens. Hier müssen für die in der Produktion genutzten Mittel (z.B. Maschinen) sowie für die langfristigen Finanzanlagen (z.B. Immobilien und Unternehmensbeteiligungen) realistische Werte ermittelt werden. Dies kann über Abschreibungen erfolgen, so dass der Wert eines Firmenfahrzeuges über die geplante Nutzung von acht Jahren gleichmäßig in jedem Jahr um ein Achtel des Kaufpreises herabgesetzt wird. Ein anderer Ansatz ist die Ermittlung des theoretischen Verkaufspreises , der insbesondere für Investitionen in öffentlich gehandelten Werte (Aktien anderer Unternehmen) angebracht ist. Hier können beispielsweise die in dem Besitz des Unternehmens befindlichen Aktien zu dem Kurs des letzten Handelstages vor dem Bilanzstichtag bewertet werden.

Zum Schutz der Gläubiger eines Unternehmens gilt bei der Bewertung von Vermögenswerten das sog. Vorsichtsprinzip, welches seine konkrete Anwendung in ff. Bewertungsprinzipien findet:

• Anschaffungswertprinzip
• Niederstwertprinzip und
• Höchstwertprinzip
• Imparitätsprinzip

• Bilanzieren als ob das Unternehmen weitergeführt wird
• Teilwertprinzip
• Gebrauchswertprinzip

• Worst-Case-Betrachtung
• Geht von sofortiger Zerschlagung des Unternehmens aus
• Einzelveräußerbarkeitsprinzip
• Verkehrswertprinzip

• Will Auf und Ab des Unternehmens zeigen, legt Wert auf korrekte Gewinnermittlung
• Stetigkeitsprinzip
• Vergleichbarkeitsprinzip
• Periodisierungsprinzip
• Ausschluß von Zufallsschwankungen

• gesamtwirtschaftliche Sicht
• statt Anschaffungswertkostenprinzip den Ansatz von Tagesbeschaffungswerten
• dualistische Theorie, wegen Gleichrangigkeit der Vermögensermittlung und der Gewinnermittlung.

Spätestens seit dem Beginn des Informationszeitalters zeigt sich, dass der Wert von immateriellen Aktiva für die Bewertung eines Unternehmens eine wachsende Bedeutung erlangen. So können außerordentliche Kenntnisse ('Unternehmenswissen', siehe Wissensmanagement) einen erst in Zukunft in finanziellen Erfolg umsetzbaren Marktvorteil erbringen. Ebenso gelten erfolgreich eingeführte Marken als wertvolles Eigentum, helfen sie doch bei der Schaffung von Kundenvertrauen und Kundenbindung (vgl. Markentreue).

Die Schwierigkeit bei der Präsentation einer realistischen wirtschaftlichen Darstellung liegt jedoch darin, diesen durchaus relevanten immateriellen Gütern einen angemessenen Wert zuzusprechen, sprich z. B. den Markenwert zu ermitteln. Da der zukünftig aus diesen Gütern erwachsende Ertrag nicht realisistisch vorhersehbar ist, dürfte eine Unternehmen übergreifende Struktur für diese Darstellung noch einige Jahre auf sich warten lassen.

Zu Zeiten der Übertreibungen der New Economy führten Akquisitionen von Unternehmen zum großen Firmenwerten (Goodwills), einem immateriellen Vermögenswert, in der Bilanz des kaufenden Unternehmens. Dies zeigt, dass scheinbar zukünftig zu erzielenden Erträge gegenüber den Zeitwerten der Substanz des Unternehmens deutlich überbewertet wurden. Ausbleibende Erträge führten zu den größten Verlusten, die Unternehmen jemals ausgewiesen haben, da dies dazu führte, dass die Goodwills abgeschrieben werden mussten. Am stärksten war dies bei AOL zu sehen, das den Goodwill abschreiben musste, der bei der Akquisition von Time Warner entstanden war.

Bilanzen von Kapitalgesellschaften müssen - bei Überschreiten gewisser Wertgrenzen - von einem Wirtschaftsprüfer testiert werden und beim Registergericht veröffentlicht werden.